На странице Рабочей группы на сайте Управления Верховного комиссара по правам человека есть форма сообщения (анкета) и бланк-согласие, которые нужно заполнить.
В жалобе сначала указываются данные жертвы и данные заявителя. В формуляре есть 2 понятия – арест и задержание. Необходимо пользоваться международной терминологией, в соответствии с которой
«арест» (arrest) - это первоначальный акт лишения личной свободы, то есть то, что в белорусской правовой системой является задержанием. А
«задержание» (detention) – это дальнейшее нахождение в условиях несвободы, при чем не только заключение под стражу, но и лишение свободы по приговору суда. Рабочая группа трактует понятие произвольного задержания максимально широко и шире, чем договорные органы. Поэтому это также одно из преимуществ обращения к данной процедуре:
можно говорить о произвольном задержании даже тогда, когда речь идет о лишении свободы как о наказании по приговору суда.Четвертый раздел анкеты, где описываются обстоятельства ареста и задержания – это те обстоятельства, которые составляют основную часть жалобы, их нужно изложить максимально понятно и подробно, не упуская существенные детали, но в то же время конкретно и сжато, чтобы не отвлекать внимание органа на то, что не имеет значения для оценки обстоятельств.
В 5 разделе составитель жалобы должен дать своеобразную квалификацию и оценку – указать причины, по которым задержание является произвольным. При этом нужно опираться на критерии оценки произвольности лишения свободы, выработанные Рабочей группой (см.
Методы работы).
Сообщения подаются только на английском, испанском или французском языках. Заполненная анкета должна быть переслана Рабочей группе по электронной почте. И вся дальнейшая переписка с Рабочей группы также электронная.
При оценке возможности направления сообщения в Группу следует помнить, что Группа рассматривает дела и выносит мнение только тогда, когда на момент вынесения человек еще находится в условиях лишения свободы (договорные органы, напротив, могут установить нарушение права на свободу и тогда, когда человек уже освобожден). Поэтому в РГПЗ стоит подавать дела, которые к моменту рассмотрения еще будут актуальны с учетом того, что человек будет под стражей либо лишен свободы по приговору суда.